IV. Pemecahan Masalah
dan Pengambilan Keputusan
Ø
TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Di dalam suatu Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar
pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting
dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan
keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh karena
itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka
pengembang system informasi hrs memahami terlebih dahulu kegiatan yang
dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
- TIPE KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen dihubungkan
dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :
- Perencanaan strategic : merupakan
kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar
organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
= Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat
mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai
mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg diberikan oleh lingkungan
luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs
tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan
sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.
= Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan
visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5
thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.
= Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs
dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan
strategi semua kemampuan yg berupa
sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.
- Pengendalian manajemen : system
untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah
ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan
taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah
menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan
berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.
Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja,
penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
- Pengendalian operasi : Sistem untuk
meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara
efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah
ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan
dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2
tingkat bawah.
- TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam
pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
- Keputusan terprogram/keputusan
terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram.
Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt
bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
- Keputusan setengah terprogram /
setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian
berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini
seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg
terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih,
keputusan alokasi dana promosi.
- Keputusan tidak terprogram/ tidak
terstruktur : keputusan yg tidak
terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di
manajemen tingkat atas. Informasi
untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan
dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.
Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan
keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan
lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
- TIPE INFORMASI
Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan
mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai
peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk
fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian.
Laporan2 dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai
permasalahan2 yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna
didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam
tipe informasi :
- Informasi pengumpulan data
(Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi atau
pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah
untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
- Informasi Pengarahan perhatian
(attention directing information) : membantu manajemen memusatkan
perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi
ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.
- Informasi Pemecahan masalah (Problem
Solving information) : informasi untuk membantu para manajer atas
mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem
solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta
situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
- KARAKTERISTIK INFORMASI
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka
manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen
dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula,
karakteristik informasi ini antara lain :
- Kepadatan Informasi : untuk
manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah
terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk
pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi
tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin
tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.
- Luas Informasi : manjemen bawah
karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, krn
digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer
tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas
berhubungan dengan masalah yg luas.
- Frekuensi informasi : Manajemen
tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin, krn digunakan
oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg
berulang2 dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi
informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas
berhubungan dengan pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan
waktunya tdk jelas.
- Waktu Informasi : Manajemen tingkat
bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan oleh manajer
bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah
terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan
berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik
yg menyangkut nilai masa depan.
- Akses Informasi : Level bawah
membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh
bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan
demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off
line. Sebaliknya untuk level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk
jelas, sehingga manajer2 tingkat atas perlu disediakan akses on line
untuk mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan.
- Sumber Informasi : Karena manajemen
tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka
manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari
internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih
berorientasi pada masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan
lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd
eksternal perusahaan.
- PERAN MANAJEMEN, menurut Henry
Mintzberg
- Peran Interpersonal : peran hubungan
personal dapat terdiri dari : =
figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi
untuk
kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan
mendukung bawahan-
bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2
di semua tingkatan manajemen.
- Peran Informational : peran dari
manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima
informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator)
informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya
adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2
tentang informasi yg dimilikinya.
- Peran decisional : yang dilakukan
oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani
gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan
sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.
Ø TIPE-TIPE
MASALAH DAN PEMECAHANNYA
Pengambilan keputusan selalu
berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang diambil. Untuk
mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi yang
sahih mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah
informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan
pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga
keputusan yang diambil diharapkan dapat memberikan keuntungan yang maksimal.
Karena itulah dikembangkan dan digunakan Decision Support System (DSS) untuk
membantu seseorang dalam meningkatkan kinerjanya dalam pengambilan keputusan .
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Menurut Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie-Mellon University, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan (continuum) dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung yang lain.
Keputusan terprogram bersifat berulang dan rutin, sampai pada batas hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru tiap kali terjadi).
Sedangkan keputusan tak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum begitu penting sebelumnya atau karena sifat dan struktur persisnya tidak terlihat atau rumit, atau karena begitu penting sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus”.
Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya professor MIT. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi computer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry and Scott Morton Grid. Matriks (grid) ini, digambarkan pada gambar dibawah ini, didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.
Decision Support System (DSS).
Definisi awalnya adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mendukung manajemen pengambilan keputusan.
Sistem berbasis model yang terdiri dari prosedur-prosedur dalam pemrosesan data dan pertimbangannya untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan. Agar berhasil mencapai tujuannya maka sistem tersebut harus: (1) sederhana, (2) robust, (3) mudah untuk dikontrol, (4) mudah beradaptasi, (5) lengkap pada hal-hal penting, (6) mudah berkomunikasi dengannya. Secara implisit juga berarti bahwa sistem ini harus berbasis komputer dan digunakan sebagai tambahan dari kemampuan penyelesaian masalah dari seseorang.
Finlay (1994) and others define a DSS rather broadly as "a computer-based system that aids the process of decision making.”
Turban (1995) defines it more specifically as "an interactive, flexible, and adaptable computer-based information system, especially developed for supporting the solution of a non-structured management problem for improved decision making. It utilizes data, provides an easy-to-use interface,and allows for the decision maker's own insights."
For Keen and Scott Morton (1978),a DSS couples the intellectual resources of individuals with the capabilities of the computer to improve the quality of decisions ("DSS are computer-based support for management decision makers who are dealing with semi-structured problems").
For Sprague and Carlson (1982), DSS are "interactive computer-based systems that help decision makers utilize data and models to solve unstructured problems."
Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1) Sistem yang berbasis komputer;
2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;
3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual;
4) Melalui cara simulasi yang interaktif;
5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengan perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.
Langkah-langkah Pengambilan Keputusan meliputi fase-fase :
Intelligence = kegiatan untuk mengenali masalah, kebutuhan atau kesempatan
Design = cara-cara untuk memecahkan masalah / memenuhi kebutuhan
Choice = memilih alternatif keputusan yang terbaik
Implementasi yang disertai dengan pengawasan dan koreksi yang diperlukan .
Tujuan DSS
Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W. Keen, bekerja sama dengan Scoot Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus:
• Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS – struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.
Mengapa menggunakan DSS?
• Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tak stabil.
• Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
• Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis.
Sistem komputer perusahaan tak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas, dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.
Karakteristik DSS:
• Kajiannya ada pada keputusan-keputusan dimana ada struktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap pertimbangan manajer memiliki esensi utama.
• Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya.
• Relevansinya untuk manajer adalah dalam pembuatan tool pendukung, di bawah pengawasan mereka, yang tak dimaksudkan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan sistem, atau solusi tertentu.
Karakteristik dan Kemampuan DSS
1. DSS menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan utamanya pada situasi semi terstruktur dan tak terstruktur dengan memadukan pertimbangan manusia dan informasi terkomputerisasi.
2. Dukungan disediakan untuk berbagai level manajerial yang berbeda, mulai dari pimpinan puncak sampai manajer lapangan.
3. Dukungan disediakan bagi individu dan juga bagi group. berbagai masalah organisasional melibatkan pengambilan keputusan dari orang dalam group. Untuk masalah yang strukturnya lebih sedikit seringkali hanya membutuhkan keterlibatan beberapa individu dari departemen dan level organisasi yang berbeda.
4. DSS menyediakan dukungan ke berbagai keputusan yang berurutan atau saling berkaitan.
5. DSS mendukung berbagai fase proses pengambilan keputusan: intelligence, design, choice dan implementation.
6. DSS mendukung berbagai proses pengambilan keputusan dan style yang berbeda-beda; ada kesesuaian diantara DSS dan atribut pengambil keputusan individu (contohnya vocabulary dan style keputusan).
7. DSS selalu bisa beradaptasi sepanjang masa. Pengambil keputusan harus reaktif, mampu mengatasi perubahan kondisi secepatnya dan beradaptasi untuk membuat DSS selalu bisa menangani perubahan ini. DSS adalah fleksibel, sehingga user dapat menambahkan, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau mengatur kembali elemen-elemen dasar (menyediakan respon cepat pada situasi yang tak diharapkan). Kemampuan ini memberikan analisis yang tepat waktu dan cepat setiap saat.
9. DSS mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu, kualitas), lebih daripada efisiensi yang bisa diperoleh (biaya membuat keputusan, termasuk biaya penggunaan komputer).
10.Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung dan tak menggantikan pengambil keputusan. Pengambil keputusan dapat menindaklanjuti rekomendasi komputer sembarang waktu dalam proses dengan tambahan pendapat pribadi atau pun tidak.
11.DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan sistem, yang mengarah pada pembelajaran tambahan, dan begitu selanjutnya dalam proses pengembangan dan peningkatan DSS secara berkelanjutan.
12.User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana. Sistem yang lebih besar dapat dibangun dalam organisasi user tadi dengan melibatkan sedikit saja bantuan dari spesialis di bidang Information Systems (IS).
13.DSS biasanya mendayagunakan berbagai model (standar atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan. Kemampuan pemodelan ini menjadikan percobaan yang dilakukan dapat dilakukan pada berbagai konfigurasi yang berbeda. berbagai percobaan tersebut lebih lanjut akan memberikan pandangan dan pembelajaran baru.
14. DSS dalam tingkat lanjut dilengkapi dengan komponen knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif dari berbagai masalah yang pelik.
Komponen DSS
1. Data Management. Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management Systems (DBMS).
2. Model Management. Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atau berbagai model kuantitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang diperlukan.
3. Communication (dialog subsystem). User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui subsistem ini. Ini berarti menyediakan antarmuka.
4. Knowledge Management. Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.
The Data Management Subsystem
Terdiri dari elemen-elemen:
• DSS database.
• Database management system.
• Data directory.
• Query facility.
The Model Management Subsystem
• Terdiri dari elemen-elemen:
• Model base.
• Model base management system.
• Modeling language.
• Model directory.
• Model execution, integration, and command.
The User Interface (Dialog) Subsystem
Dialog subsytem diatur oleh software yang disebut Dialog Generation and Management System (DGMS). DGMS terdiri dari berbagai program yang mampu melakukan hal-hal berikut ini:
• Berinteraksi dengan berbagai dialog style yang berbeda.
• Mendapatkan, menyimpan, dan menganalisis penggunaan dialog (tracking), yang dapat digunakan untuk meningkatkan dialog system.
• Mengakomodasi user dengan berbagai peralatan input yang berbeda.
• Menghadirkan data dengan berbagai format dan peralatan output.
• Memberikan ke user kemampuan “help”, prompting, rutin diagnosis dan saran, atau dukungan fleksibel lainnya.
• Menyediakan antarmuka user ke database dan model base.
• Membuat struktur data untuk menjelaskan output (output formatter).
• Menyimpan data input dan output.
• Menyediakan grafis berwarna, grafis tiga dimensi, dan data plotting.
• Memiliki windows yang memungkinkan berbagai fungsi ditampilkan bersamaan.
• Dapat mendukung komunikasi diantara user dan pembuat DSS.
• Menyediakan training dengan contoh-contoh (memandu user melalui input dan proses pemodelan).
• Menyediakan fleksibelitas dan dapat beradaptasi sehingga DSS mampu untuk mengakomodasi berbagai masalah dan teknologi yang berbeda.
The Knowledge Subsystem
• Lebih jauh, DSS yang lebih canggih dilengkapi dengan komponen yang disebut dengan knowledge management. Komponen ini menyediakan kepakaran yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai aspek dari suatu masalah dan/atau menyediakan knowledge yang dapat meningkatkan operasi dari komponen DSS lainnya.
• Komponen knowledge management terdiri dari satu atau beberapa ES. Seperti halnya data dan model management, pada software knowledge management terdapat eksekusi dan integrasi yang diperlukan dari ES.
• DSS yang mengikutsertakan komponen ini disebut sebagai suatu DSS yang cerdas (intelligent DSS), DSS/ES, atau knowledge-based DSS.
User
• Orang yang berhadapan dengan masalah atau keputusan dimana DSS didesain untuk mendukungnya disebut dengan user, manajer, atau pengambil keputusan.
• DSS memiliki 2 klas user: manajer dan staf spesialis. Staf spesialis ini misalnya, analisis finansial, perencana produksi, periset pasar, dan sejumlah manajer lainnya.
• Mengetahui siapa yang akhirnya benar-benar menggunakan DSS ini adalah penting dalam hal pendesainan suatu DSS. Secara umum, manajer mengharapkan sistem lebih user-friendly daripada yang diharapkan oleh seorang staf spesialis. Staf spesialis cenderung pada orientasi detil, dan mau menghadapi sistem yang kompleks dalam pekerjaan sehari-hari mereka, juga mereka tertarik pada kemampuan komputasi DSS. Dalam berbagai kasus staf analisis adalah perantara antara manajemen dan DSS.
Model
Model DSS terdiri dari:
1. Model matematika.
2. Database.
3. Perangkat lunak.
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
Cara penggunaan informasi dari DSS
Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah
adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi yang dikemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan sistim dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan Laporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manjer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karena kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
Jenis-jenis DSS
Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya menurut Steven L. Alter , 1976 adalah sebagai berikut:
• Mengambil elemen-elemen informasi.
• Menganalisis seluruh file.
• Menyiapkan laporan dari berbagai file.
• Memperkirakan dari akibat. Keputusan
• Mengusulkan. keputusan
• Membuat keputusan
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Menurut Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie-Mellon University, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan (continuum) dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung yang lain.
Keputusan terprogram bersifat berulang dan rutin, sampai pada batas hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru tiap kali terjadi).
Sedangkan keputusan tak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum begitu penting sebelumnya atau karena sifat dan struktur persisnya tidak terlihat atau rumit, atau karena begitu penting sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus”.
Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya professor MIT. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi computer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry and Scott Morton Grid. Matriks (grid) ini, digambarkan pada gambar dibawah ini, didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.
Decision Support System (DSS).
Definisi awalnya adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mendukung manajemen pengambilan keputusan.
Sistem berbasis model yang terdiri dari prosedur-prosedur dalam pemrosesan data dan pertimbangannya untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan. Agar berhasil mencapai tujuannya maka sistem tersebut harus: (1) sederhana, (2) robust, (3) mudah untuk dikontrol, (4) mudah beradaptasi, (5) lengkap pada hal-hal penting, (6) mudah berkomunikasi dengannya. Secara implisit juga berarti bahwa sistem ini harus berbasis komputer dan digunakan sebagai tambahan dari kemampuan penyelesaian masalah dari seseorang.
Finlay (1994) and others define a DSS rather broadly as "a computer-based system that aids the process of decision making.”
Turban (1995) defines it more specifically as "an interactive, flexible, and adaptable computer-based information system, especially developed for supporting the solution of a non-structured management problem for improved decision making. It utilizes data, provides an easy-to-use interface,and allows for the decision maker's own insights."
For Keen and Scott Morton (1978),a DSS couples the intellectual resources of individuals with the capabilities of the computer to improve the quality of decisions ("DSS are computer-based support for management decision makers who are dealing with semi-structured problems").
For Sprague and Carlson (1982), DSS are "interactive computer-based systems that help decision makers utilize data and models to solve unstructured problems."
Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1) Sistem yang berbasis komputer;
2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;
3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual;
4) Melalui cara simulasi yang interaktif;
5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengan perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.
Langkah-langkah Pengambilan Keputusan meliputi fase-fase :
Intelligence = kegiatan untuk mengenali masalah, kebutuhan atau kesempatan
Design = cara-cara untuk memecahkan masalah / memenuhi kebutuhan
Choice = memilih alternatif keputusan yang terbaik
Implementasi yang disertai dengan pengawasan dan koreksi yang diperlukan .
Tujuan DSS
Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W. Keen, bekerja sama dengan Scoot Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus:
• Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS – struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.
Mengapa menggunakan DSS?
• Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tak stabil.
• Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
• Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis.
Sistem komputer perusahaan tak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas, dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.
Karakteristik DSS:
• Kajiannya ada pada keputusan-keputusan dimana ada struktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap pertimbangan manajer memiliki esensi utama.
• Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya.
• Relevansinya untuk manajer adalah dalam pembuatan tool pendukung, di bawah pengawasan mereka, yang tak dimaksudkan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan sistem, atau solusi tertentu.
Karakteristik dan Kemampuan DSS
1. DSS menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan utamanya pada situasi semi terstruktur dan tak terstruktur dengan memadukan pertimbangan manusia dan informasi terkomputerisasi.
2. Dukungan disediakan untuk berbagai level manajerial yang berbeda, mulai dari pimpinan puncak sampai manajer lapangan.
3. Dukungan disediakan bagi individu dan juga bagi group. berbagai masalah organisasional melibatkan pengambilan keputusan dari orang dalam group. Untuk masalah yang strukturnya lebih sedikit seringkali hanya membutuhkan keterlibatan beberapa individu dari departemen dan level organisasi yang berbeda.
4. DSS menyediakan dukungan ke berbagai keputusan yang berurutan atau saling berkaitan.
5. DSS mendukung berbagai fase proses pengambilan keputusan: intelligence, design, choice dan implementation.
6. DSS mendukung berbagai proses pengambilan keputusan dan style yang berbeda-beda; ada kesesuaian diantara DSS dan atribut pengambil keputusan individu (contohnya vocabulary dan style keputusan).
7. DSS selalu bisa beradaptasi sepanjang masa. Pengambil keputusan harus reaktif, mampu mengatasi perubahan kondisi secepatnya dan beradaptasi untuk membuat DSS selalu bisa menangani perubahan ini. DSS adalah fleksibel, sehingga user dapat menambahkan, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau mengatur kembali elemen-elemen dasar (menyediakan respon cepat pada situasi yang tak diharapkan). Kemampuan ini memberikan analisis yang tepat waktu dan cepat setiap saat.
9. DSS mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu, kualitas), lebih daripada efisiensi yang bisa diperoleh (biaya membuat keputusan, termasuk biaya penggunaan komputer).
10.Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung dan tak menggantikan pengambil keputusan. Pengambil keputusan dapat menindaklanjuti rekomendasi komputer sembarang waktu dalam proses dengan tambahan pendapat pribadi atau pun tidak.
11.DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan sistem, yang mengarah pada pembelajaran tambahan, dan begitu selanjutnya dalam proses pengembangan dan peningkatan DSS secara berkelanjutan.
12.User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana. Sistem yang lebih besar dapat dibangun dalam organisasi user tadi dengan melibatkan sedikit saja bantuan dari spesialis di bidang Information Systems (IS).
13.DSS biasanya mendayagunakan berbagai model (standar atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan. Kemampuan pemodelan ini menjadikan percobaan yang dilakukan dapat dilakukan pada berbagai konfigurasi yang berbeda. berbagai percobaan tersebut lebih lanjut akan memberikan pandangan dan pembelajaran baru.
14. DSS dalam tingkat lanjut dilengkapi dengan komponen knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif dari berbagai masalah yang pelik.
Komponen DSS
1. Data Management. Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management Systems (DBMS).
2. Model Management. Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atau berbagai model kuantitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang diperlukan.
3. Communication (dialog subsystem). User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui subsistem ini. Ini berarti menyediakan antarmuka.
4. Knowledge Management. Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.
The Data Management Subsystem
Terdiri dari elemen-elemen:
• DSS database.
• Database management system.
• Data directory.
• Query facility.
The Model Management Subsystem
• Terdiri dari elemen-elemen:
• Model base.
• Model base management system.
• Modeling language.
• Model directory.
• Model execution, integration, and command.
The User Interface (Dialog) Subsystem
Dialog subsytem diatur oleh software yang disebut Dialog Generation and Management System (DGMS). DGMS terdiri dari berbagai program yang mampu melakukan hal-hal berikut ini:
• Berinteraksi dengan berbagai dialog style yang berbeda.
• Mendapatkan, menyimpan, dan menganalisis penggunaan dialog (tracking), yang dapat digunakan untuk meningkatkan dialog system.
• Mengakomodasi user dengan berbagai peralatan input yang berbeda.
• Menghadirkan data dengan berbagai format dan peralatan output.
• Memberikan ke user kemampuan “help”, prompting, rutin diagnosis dan saran, atau dukungan fleksibel lainnya.
• Menyediakan antarmuka user ke database dan model base.
• Membuat struktur data untuk menjelaskan output (output formatter).
• Menyimpan data input dan output.
• Menyediakan grafis berwarna, grafis tiga dimensi, dan data plotting.
• Memiliki windows yang memungkinkan berbagai fungsi ditampilkan bersamaan.
• Dapat mendukung komunikasi diantara user dan pembuat DSS.
• Menyediakan training dengan contoh-contoh (memandu user melalui input dan proses pemodelan).
• Menyediakan fleksibelitas dan dapat beradaptasi sehingga DSS mampu untuk mengakomodasi berbagai masalah dan teknologi yang berbeda.
The Knowledge Subsystem
• Lebih jauh, DSS yang lebih canggih dilengkapi dengan komponen yang disebut dengan knowledge management. Komponen ini menyediakan kepakaran yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai aspek dari suatu masalah dan/atau menyediakan knowledge yang dapat meningkatkan operasi dari komponen DSS lainnya.
• Komponen knowledge management terdiri dari satu atau beberapa ES. Seperti halnya data dan model management, pada software knowledge management terdapat eksekusi dan integrasi yang diperlukan dari ES.
• DSS yang mengikutsertakan komponen ini disebut sebagai suatu DSS yang cerdas (intelligent DSS), DSS/ES, atau knowledge-based DSS.
User
• Orang yang berhadapan dengan masalah atau keputusan dimana DSS didesain untuk mendukungnya disebut dengan user, manajer, atau pengambil keputusan.
• DSS memiliki 2 klas user: manajer dan staf spesialis. Staf spesialis ini misalnya, analisis finansial, perencana produksi, periset pasar, dan sejumlah manajer lainnya.
• Mengetahui siapa yang akhirnya benar-benar menggunakan DSS ini adalah penting dalam hal pendesainan suatu DSS. Secara umum, manajer mengharapkan sistem lebih user-friendly daripada yang diharapkan oleh seorang staf spesialis. Staf spesialis cenderung pada orientasi detil, dan mau menghadapi sistem yang kompleks dalam pekerjaan sehari-hari mereka, juga mereka tertarik pada kemampuan komputasi DSS. Dalam berbagai kasus staf analisis adalah perantara antara manajemen dan DSS.
Model
Model DSS terdiri dari:
1. Model matematika.
2. Database.
3. Perangkat lunak.
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
Cara penggunaan informasi dari DSS
Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah
adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi yang dikemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan sistim dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan Laporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manjer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karena kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
Jenis-jenis DSS
Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya menurut Steven L. Alter , 1976 adalah sebagai berikut:
• Mengambil elemen-elemen informasi.
• Menganalisis seluruh file.
• Menyiapkan laporan dari berbagai file.
• Memperkirakan dari akibat. Keputusan
• Mengusulkan. keputusan
• Membuat keputusan
Ø GAYA DAN MODEL PENGAMBILAN KEPUSUSAN
Model dalam pengambilan keputusan mempunyai tiga komponen
utama yaitu:
Masukan (input), komponen ini mempunyai berbagai pengaruh luar yang berlaku sebagai sumber informasi mengenai produk tertentu dan mempengaruhi nilai-nilai, sikap dan perilaku konsumen yang berkaitan dengan produk. Yang utama dalam faktor masukan ini adalah berbagai kegiatan bauran pemasaran dan pengaruh sosiobudaya di luar pemasaran.
Masukan (input), komponen ini mempunyai berbagai pengaruh luar yang berlaku sebagai sumber informasi mengenai produk tertentu dan mempengaruhi nilai-nilai, sikap dan perilaku konsumen yang berkaitan dengan produk. Yang utama dalam faktor masukan ini adalah berbagai kegiatan bauran pemasaran dan pengaruh sosiobudaya di luar pemasaran.
Proses, komponen ini berhubungan dengan cara konsumen mengambil keputusan. Tindakan pengambilan keputusan konsumen terdiri dari tiga tahap, yaitu:
(a) Pengenalan
kebutuhan,
(b) Penelitian sebelum pembelian, dan
(c) Penilaian
berbagai alternatif.
Faktor-faktor yang dapat meningkatkan pencarian informasi
sebelum pembelian, yaitu:
(a) Faktor-faktor produk (lamanya waktu antar pembelian,
perubahan model produk, perubahan harga, jumlah pembelian, harga yang tinggi,
merk alternatif yang banyak, berbagai macam keistimewaan),
(b) Faktor situasi
(pengalaman, dapat diterima secara sosial, pertimbangan yang berhubungan dengan
nilai), dan
(c) Faktor produk
(karakteristik demografis konsumen, kepribadian).
Berbagai isu dalam
mengevaluasi alternative, yaitu:
(a) Rangkaian
merek yang diminati, mengacu pada merk-merk khusus yang dipertimbangkan
konsumen dalam melakukan pembelian dalam kategori produk tertentu,
(b) Kriteria yang Dipakai untuk Mengevaluasi Merek,
merupakan rangkaian merk yang mereka minati biasanya dinyatakan dari sudut
sifat-sifat produk yang penting,
(c) Consumer Desicion Rules, merupakan prosedur yang
digunakan oleh konsumen untuk memudahkan pemilihan merk,
(d) Gaya Hidup sebagai Suatu Strategi Pengambilan
Keputusan Konsumen, berpengaruh pada berbagai perilaku khusus konsumen
sehari-hari.
(e) Incomplete Information and Noncomparable
Alternatives, dalam berbagai situasi pilihan para konsumen menghadapi informasi
yang tidak lengkap sebagaid asar keputusan dan harus menggunakan berbagai
strategi alternative untuk mengatasi unsur-unsur yang hilang, (e) Series of
Decisions (Serangkaian Keputusan), dalam suatu pembelian dapat mencakup
sejumlah keputusan. (f) Aturan Pengambilan Keputusan dan Strategi Pemasaran,
pengertian mengenai kaidah keputusan mana yang akan digunakan konsumen dalam
memilih produk atau jasa tertentu sangat berguna bagi pemasar yang
berkepentingan untuk merumuskan program promosi, (g) Visi Konsumsi, sebagai
gambaran pengambilan keputusan yang tidak ortodoks, tetapi mungkin sekali
akurat dalam .situasi kurangnya pengalaman konsumen dan tidak terstrukturnya
maslah dengan baik, maupun dalam situasi yang diliputi emosi yang dalam.
Keluaran (output), komponen ini menyangkut dua kegiatan pasca pembelian yang berhubungan erat: perilaku pembelian dan penilaian pasca pembelian. Tujuan dari dua kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kepuasan konsumen terhadap pembeliannya.
Keluaran (output), komponen ini menyangkut dua kegiatan pasca pembelian yang berhubungan erat: perilaku pembelian dan penilaian pasca pembelian. Tujuan dari dua kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kepuasan konsumen terhadap pembeliannya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar